一、導讀

　　董事會是公司的決策機構，通過召開董事會會議對重大事項進行集體票決是防范決策風險、提高決策質量、實現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值、助推企業(yè)高質量發(fā)展的必要途徑。隨著大數(shù)據(jù)、云技術等信息技術的出現(xiàn)和普及，如何推動董事會信息化建設、利用數(shù)字化技術為董事會工作賦能，成為了現(xiàn)代國有企業(yè)在推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化進程中面臨的課題和挑戰(zhàn)。

　　四川中煙作為行業(yè)董事會工作信息化建設試點單位，將試點工作與企業(yè)“數(shù)字化”轉型協(xié)同推進，以“三化”為切入點，探索建立董事會會議線上化模式，打造“2+5”會議智能系統(tǒng)，成功解決了“如何進行會議標準化管理？”“會議流程如何更好線上化開展？”“如何會議全程留痕存檔？”“如何做好會議管理與監(jiān)督協(xié)同？”等問題，為更有效率、更有質量地召開董事會會議提供了川煙方案。

　　二、企業(yè)簡介

　　四川中煙工業(yè)有限責任公司（簡稱“四川中煙”）成立于2015年11月8日，下轄成都、什邡、綿陽、西昌四個卷煙廠和長城雪茄廠、四川三聯(lián)新材料有限公司、四川中煙投資有限責任公司，擁有“寬窄”“嬌子”等卷煙品牌和“長城”等雪茄品牌。公司聚焦創(chuàng)新型企業(yè)建設戰(zhàn)略目標，堅持黨建引領、創(chuàng)新驅動、品牌帶動、改革推動，搶抓發(fā)展機遇，努力做中國雪茄的領導者、新型煙草的先行者、中式卷煙的創(chuàng)新者、優(yōu)品生活的建設者。

　　圖：四川中煙“寬窄”品牌

　　三、建設訴求

　　根據(jù)《國家煙草專賣局辦公室關于加強省級工業(yè)公司董事會工作信息化建設的通知》（國煙辦綜【2021】217號）文件的要求。四川中煙積極探索董事會工作信息系統(tǒng)建設，率先建設董事會工作信息系統(tǒng)。需要以提升董事會數(shù)字化決策水平為目的，以決議場景化、運營智慧化為導向，以解決董事會工作，特別是會議管理中關鍵性問題為抓手，充分發(fā)揮信息化技術智能、準確、靈活、高效等特點，以此來爭取實現(xiàn)董事會相關經(jīng)營數(shù)據(jù)的集成展現(xiàn)，會議數(shù)據(jù)及信息的查詢、統(tǒng)計、分析、傳遞、共享、預警、管控等功能，爭取為董事會實現(xiàn)互聯(lián)共享、科學高效的決策賦能。

　　據(jù)此訴求設立四個目標：

　　1、會議事項標準化：將董事會相關會議管理運作的全部流程、各節(jié)點的工作要求固化到系統(tǒng)中，利用信息化手段實現(xiàn)會議事項標準化管理。

　　2、會議管理線上化：以線上、多端的方式靈活便捷的進行董事會相關會議的管理工作，實現(xiàn)會議的線上運行、線上審議、線上表決、自動歸檔，實現(xiàn)會議全生命周期線上管理。

　　3、會議全程痕跡化：將線上會議請示、會議通知、會議議案、會議決議等全過程的痕跡化資料統(tǒng)一固化到系統(tǒng)中，提高痕跡化管理水平。

　　4、管理監(jiān)督智能化：充分發(fā)揮信息化技術的智能、準確、靈活、高效等特點，達到落實董事監(jiān)督權、規(guī)范管理、提高工作效率目的，不斷提升管理監(jiān)督水平和形象。

　　四、建設藍圖

　　系統(tǒng)框架

　　董事會工作管理系統(tǒng)總體架構圖為以行業(yè)十四五規(guī)劃為指導，以云平臺、雙中臺為支撐。基于四川中煙統(tǒng)一云平臺的要求，結合系統(tǒng)硬件系統(tǒng)功能，完成云平臺的兼容性適配。著眼于實際董事會會議管理的要求，將董事會相關會議審批程序、會議召開等工作節(jié)點納入建設內容，打造一個智能化、協(xié)同化、管理化的董事會工作管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)董事會會議線下到線上的轉變。

　　圖：四川中煙董事會系統(tǒng)建設藍圖

　　建設規(guī)劃

　　項目于2022年年初立項，形成以下建設計劃：

　　1）2022年3月：雙方成立項目實施小組，制定項目主計劃，進行項目啟動；

　　2）2022年4月上旬：啟動后制定調研計劃，進行四川中煙本部及下屬卷煙廠調研工作，完成需求說明書；

　　3）2022年4月下旬：設計詳細建設方案，制定實施方案逐步進行系統(tǒng)開發(fā)及測試工作；

　　4）2022年5月：進行正式系統(tǒng)部署及需求細節(jié)變更優(yōu)化

　　5）2022年6月：系統(tǒng)正式上線，于下旬召開第一次線上董事會會議。

　　五、應用效果

　　搭建“2+5”系統(tǒng)架構，解決“會議在哪里開”的問題

　　按照董事會會議議事規(guī)則的管理要求，圍繞“議案提報、會議請示、議案研究、議案表決、決議簽署”等全流程運轉進行系統(tǒng)設計，經(jīng)過前期調研、反復討論，最終確定了“2+5”系統(tǒng)架構（董事會和董事會專門委員會兩大會議類型+消息中心、會議中心、檔案中心、數(shù)據(jù)中心、法規(guī)中心等五大應用中心），涵蓋了13個會議流程和23個會議場景。會議系統(tǒng)部署在四川中煙私有云平臺上，確保了會議的私密性和安全性，參會人員在PC端和移動端憑借賬戶和密碼登錄即可參會，有效解決了董事會在審議過程中遵守國家和行業(yè)有關保密規(guī)定，落實好議案數(shù)據(jù)保密的工作要求，實現(xiàn)了公司董事會和專門委員會會議全流程線上運行。

　　圖：董事會系統(tǒng)“2+5”架構

　　實現(xiàn)“會議管理線上化”，解決“會議怎么開”的問題

　　按照董事會會議議事規(guī)則的管理要求，梳理了議案提報、會議申請、通知發(fā)布、議案研究、決議簽署、監(jiān)事監(jiān)督各環(huán)節(jié)管理流程，建立了線上運行、線上審議、線上表決、自動歸檔的會議管理模塊，實現(xiàn)了會議全生命周期線上管理。系統(tǒng)以電子化形式傳遞會議材料、以消息形式推送會議通知、議案和決議，大幅縮短了會議準備時間，提升了工作效率，常規(guī)董事會會前準備時間由原線下的10天縮短至2天，效率提升了80%。

　　實現(xiàn)“會議流程標準化”，解決“參會人員做什么”的問題

　　按照董事會會議召開流程要求，逐一梳理“會議請示-通知發(fā)布-議題提報-會議召開-議題研究-決議簽署-監(jiān)事監(jiān)督資料歸檔”等會議關鍵節(jié)點，形成6項管理要求和10份會議資料模版，明確8種參會人員角色及相應職責、會議任務完成時限等，并將其固化至系統(tǒng)中。會議按照標準化流程推進，參會人員按照待辦或通知消息要求處理會議相關事項。同時，系統(tǒng)還通過信息化手段使專職董事訪問公司相關業(yè)務系統(tǒng)，推進董事及時全面了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理信息，掌握董事會決議執(zhí)行情況，不斷提升科學決策和管理監(jiān)督水平。

　　圖：董事會系統(tǒng)董事會流程標準化

　　實現(xiàn)“會議全程痕跡化”，解決“材料數(shù)據(jù)怎么管”的問題

　　在實現(xiàn)傳統(tǒng)線下會議人工流轉方式線上化的基礎上，該系統(tǒng)將線上會議請示、會議通知、會議議案、會議決議、監(jiān)事意見、會議紀要的全過程資料統(tǒng)一進行固化。充分發(fā)揮信息化技術的智能、準確、靈活、高效等特點，在會議過程中聯(lián)查展現(xiàn)各會議節(jié)點情況并按會議進程生成過程記錄，在會議結束后提供會議數(shù)據(jù)及信息的查詢、統(tǒng)計、分析、傳遞、共享、預警、管控等功能，可在會議檔案中以會議屆次號貫穿查詢全程記錄及資料，實現(xiàn)了會議數(shù)據(jù)的智能化管理和會議檔案的痕跡化管理。會議線上的流轉和歸檔同時實現(xiàn)了無紙化會議，可節(jié)約原線下會議年消耗用紙近5000頁的資源，順應了綠色低碳的大趨勢。

　　圖：董事會系統(tǒng)董事會歸檔材料

　　自2022年6月投入運行后，四川中煙通過該系統(tǒng)召開了10次董事會會議，提報議案涉及生產(chǎn)、投資、采購多個方面共46項，以PC端為主，移動端APP為補充，進行董事會公文線上流轉、董事會線上召開及決議簽署等，對其中43項議案進行了線上表決。會議材料的流轉和歸檔實現(xiàn)無紙化管理，全流程最長15天，最短7天，平均約9天，較原線下會議全流程平均耗時16天（含資料在途時間）縮短了67%。過程會議資料統(tǒng)一固化到系統(tǒng)中，保存為會議檔案，會后檔案中心可貫穿全程記錄管理會議文件。系統(tǒng)運行有效提高了董事會辦公室工作效率，大幅提升了董事會科學決策和管理監(jiān)督水平。

　　六、發(fā)展趨勢

　　下一步，四川中煙將積極探索依托數(shù)字共享實現(xiàn)決策數(shù)字化轉型的有效路徑，創(chuàng)新共享模式、共享流程和共享技術，構建因果關系的數(shù)據(jù)結構，推動董事會系統(tǒng)與生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)信息對接和整合，對生產(chǎn)、營銷、投資、采購等重大事項實施主體化、全景化、全程化、實時化反映，實現(xiàn)董事會對業(yè)、財、技一體化管理和監(jiān)督，推進經(jīng)營決策從業(yè)務驅動向數(shù)據(jù)和模型驅動轉變，持續(xù)提升董事會治理效能。